Communicatie

Deze themagroep is aan de slag gegaan met de deelvraag: Hoe wil jij duidelijke informatie ontvangen over plannen in jouw buurt? Informatie die op het juiste moment komt, en waarbij je kunt zien wat er met jouw reactie gebeurt?

Wat willen we oplossen, verbeteren of bereiken?

Veel inwoners voelen zich niet gehoord of onvoldoende betrokken bij plannen en besluiten van de gemeente. Dit geldt in het bijzonder voor groepen die moeilijker bereikt worden, zoals mensen die niet digitaal vaardig zijn, inwoners met een visuele beperking, nieuwkomers die het Nederlands niet goed beheersen, of mensen die weinig politiek zelfvertrouwen hebben.

We willen bereiken dat:

  1. Iedereen – ongeacht taalvaardigheid, digitale vaardigheden of beperking – de informatie kan vinden, begrijpen en er iets mee kan doen.

  2. Communicatie altijd helder maakt waarom iets speelt, waar men aan kan meedoen en hoe dat kan, met de mogelijkheid tot verdieping voor wie meer details wil.

  3. Inwoners zich serieus genomen voelen doordat er zichtbare terugkoppeling plaatsvindt, ook als hun idee niet wordt overgenomen.

  4. Vertrouwen groeit door persoonlijk contact en herkenbare gezichten in de wijk.

Wat moet er veranderen?

De voorstellen zijn genummerd om aan te geven welke verandering hoort bij wat we willen oplossen onder vraag 1.

De huidige manier van communiceren is vaak te algemeen, digitaal-gericht en mist aansluiting bij verschillende doelgroepen. Voor echte participatie is nodig:

  • 1. Van standaard naar persoonlijk: minder automatische reacties, meer maatwerk en afgestemde communicatie.

  • 1. Mogelijkheid tot verdieping: naast de basisboodschap is er aanvullende informatie beschikbaar, digitaal én fysiek (bijvoorbeeld in bibliotheken of wijkcentra). Zo krijgen geïnteresseerden meer context, terwijl anderen niet overspoeld raken.

  • 1. Periodiek uitvragen van communicatievoorkeuren: inwoners geven aan hoe zij geïnformeerd willen worden (digitaal, brief, audio, eenvoudige taal, meertalige versies), en kunnen dit regelmatig aanpassen.

  • 1. Meer aandacht voor kwetsbare groepen: communicatie toegankelijk maken door eenvoudige taal, visuele ondersteuning, audio, vertalingen en voorleesopties.

  • 2. Altijd een basisboodschap: elke uitnodiging of bericht bevat drie vaste elementen:

  • A. Waarom is dit belangrijk?

  • B. Waar kun je aan meedoen?

  • C. Hoe kun je dat doen?

  • 3. Structurele en persoonlijke terugkoppeling: uitleggen wat er met uw inbreng is gebeurd, ook bij een negatieve uitkomst en altijd persoonlijk gericht aan de vragensteller.

  • 1 + 4 Ambassadeurs als tijdelijke rol: inwoners van de verschillende doelgroepen vervullen de rol voor een beperkte periode en rouleren, zodat meer mensen meedoen zonder dat het een blijvende verplichting voelt.

Welke ideeën hebben we hiervoor?

  • Centrale informatiepunten: fysiek (bibliotheken, wijkcentra) en digitaal, met basisinformatie en verdieping. Deze punten zijn onmisbaar voor inwoners die niet digitaal vaardig zijn.
  • Welkomstpakket voor nieuwkomers in de gemeente: met overzicht van wijkcontactpersoon, participatiemogelijkheden en voorzieningen. Beschikbaar in verschillende talen en formaten (ook audio of braille).
  • Regelmatige enquête communicatievoorkeuren: minimaal eens per twee jaar vraagt de gemeente aan inwoners hoe zij geïnformeerd willen worden, zodat kan worden ingespeeld op veranderende behoeften.
  • Pop-up participatieplekken en ideeënbussen: op centrale plekken zoals supermarkten of scholen, om ook mensen te bereiken die niet snel zelf contact zoeken.
  • Digitale hulpmiddelen: AI inzetten om boodschappen te vertalen of op taalniveau en kanaal aan te passen.
  • Communicatiemodel: alle uitingen volgen het waarom–wat–hoe-schema. Voor verdieping zijn samenvattingen, detaildocumenten of persoonlijke gesprekken beschikbaar.
  • Geef altijd een persoonlijke terugkoppeling als er een vraag of verzoek is binnengekomen. Leg duidelijk uit waarom iets wel of niet kan. Laat merken dat de melder gehoord wordt.
  • Gebruik van bestaande netwerken: scholen, zorginstellingen, migrantenorganisaties en verenigingen inzetten om moeilijk bereikbare groepen actief te betrekken.
  • Ambassadeursnetwerk: opzetten van een netwerk waarin inwoners van de verschillende doelgroepen tijdelijk ambassadeur zijn en elkaar afwisselen. Hierbij wordt diversiteit geborgd (jongeren, migranten, senioren, mensen met een beperking).

Wat vraagt dit van ons samen?

Wat kan de gemeente doen?
  • Informatie aanbieden op meerdere niveaus: een korte basisboodschap plus optionele verdieping, digitaal én fysiek.
  • Ambassadeurs ondersteunen en laten rouleren, zodat zoveel mogelijk inwoners betrokken raken.
  • Communicatievoorkeuren periodiek uitvragen en registreren in de systemen.
  • Zichtbare en bereikbare contactpersonen benoemen, zowel digitaal als fysiek aanwezig.
  • Altijd persoonlijk terugkoppelen, in begrijpelijke en toegankelijke vormen.
  • Toetsgroepen opzetten waarin juist moeilijk bereikbare doelgroepen participeren.

Vindbaarheid van informatie op de website:

  • Maak consequent gebruik van linkjes/blokken.
  • Maak een zoekfunctie die op basis van postcode/huisnummer kan zoeken welke voorzieningen er in iemands buurt te vinden zijn en welke contactpersonen relevant zijn. Zo verdwijnt relevante informatie niet in de bulk.
  • Gebruik eenvoudige termen, of geef een korte eenvoudige toelichting bij terminologie die zich niet makkelijk laat vertalen. Geef ook hierin aan voor wie dat wel/niet relevant is.
  • Huur een User Experience bureau in om de website eens grondig door te lichten. Is alle beschikbare informatie wel enigzins eenvoudig te vinden?

Wat kunnen inwoners doen?
  • Voorkeuren doorgeven en aanpassen, zodat communicatie aansluit bij hun behoeften.
  • Tijdelijk ambassadeur worden of meedoen aan panels en toetsgroepen.
  • Elkaar informeren, vooral binnen eigen netwerken.
  • Actief initiatief nemen om ideeën en vragen bespreekbaar te maken, ook als men onzeker is over taal of digitale vaardigheden.

Zijn er nog andere partijen die hier iets in kunnen doen?
  • Bibliotheken en wijkcentra: plekken voor verdieping, fysieke informatie en hulp voor minder digitaal vaardigen.
  • Scholen en jongerenorganisaties: jongeren actief betrekken en serieus mee laten doen.
  • Woningcorporaties en zorginstellingen: signalen van kwetsbare of nieuwe bewoners delen.
  • Migrantenorganisaties en taalaanbieders: barrières rond taal en cultuur verkleinen.
  • Lokale verenigingen en buurthuizen: functioneren als laagdrempelige ontmoetingsplek.
  • Media en buurtkranten: zorgen voor begrijpelijke en toegankelijke berichtgeving.

Conclusie

Echte participatie betekent dat inwoners niet alleen horen waarom hun stem telt, waar ze kunnen meedoen en hoe, maar ook dat ze zelf kunnen kiezen hoe ze geïnformeerd worden en toegang hebben tot verdieping als ze dat willen. Door periodiek voorkeuren uit te vragen, duidelijke formats te hanteren, informatie op meerdere niveaus beschikbaar te maken en steeds actief de manier van communiceren aan te passen aan de doelgroep, kan de gemeente voorkomen dat mensen afhaken of overvraagd raken en wordt het vertrouwen in overheid verbeterd. Zo wordt participatie laagdrempelig, inclusief en duurzaam.